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做到这五个方面,助你办好大型会议会务!

编辑:长沙国防教育训练基地时间:2019-12-05

距离2020年仅仅只剩下一个月的时间了,很多企业已经开始准备做好一年一度的会议会务工作了。但是在大型会议会务活动中,我们应该如何操作呢?不慌!今天我们长沙国防教育训练基地就来告诉大家,只要做好这五个方面,助你办好大型的会议会务工作!

一、提前谋划,精心制定会议会务方案

会议会务方案是会议组织安排的总纲,制定会议方案应当注意以下几个方面。

一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通,统筹协调。一方面,要加强对上的沟通请示工作。


二、把握细节,认真做好会前演练

一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演,对可能出现的情况和问题提早研究解决办法,在此基础上制定详细的分工明细表,使每个人都清楚自己的任务,并了解其他人的任务,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。


三、热情周到,搞好会议期间的组织服务

会议会务期间的服务可分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作,才能使场内外各个环节有机衔接。


四、改进会风,厉行勤俭节约

组织筹备大型会议会务,要严格贯彻落实中央八项规定精神,采取切实有效的措施改进会风。一是简化会场布置、节约会议用品。大会会场的主席台要简化绿植花草布置,报告席、发言席不摆放鲜花,不挂欢迎标语、不设大型显示屏;住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用,提高会议用品使用率,减少一次性用品,根据需要提供笔、本和纸张,切实降低会议成本。二是简化迎送接待、严控会外活动。


五、善始善终,合理安排会后有关工作

一次成功的会议会务活动,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。


以上就是我们长沙国防教育训练基地为大家分享的会议会务活动的五个方面,如果大家在长沙会议会务活动举办地点不知道如何选择,可以随时联系我们。