怎么做会议会务活动？

随着时间的流逝，马上就要迎接2012年。今天长沙国防教育训练基地就来和大家说说关于如何做好会议会务活动，一起来看看吧。

要做好每一个项目，都必须先有整体的策划方案和执行方案，策划方案主要把控整体大的框架流程，执行方案细分每一项环节，将各环节一一打通，那么项目至少较为顺利的完成。营销策划领域很宽，活动的形式不一样，活动执行项也是存在差异的。

1、明确会议会务的背景、目的。

2、明确会议会务的主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。

3、组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署。

4、根据确定的会议会务的议程，制定会议预算，申请专项会务费用。

5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷。

6、发布会议会务的通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。

7、确认发言人，选择标准：有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。

8、根据时间进行预演，防止时间不够和提前结束的现象。

9、活动前期宣传。

10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签等。

11、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证。

12、参会人员房间安排、餐饮安排。

13、提前安排人员到达会议现场，安排会议室、住宿、餐饮事宜。

14、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南等。

15、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水。

16、确定进场时间、搭建内容。

17、提前一天与主持人沟通，进行现场彩排与准备。

18、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备。

19、全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员，统一着装。

20、确定参会人员到会议会务所在地具体时间，做好分组。

21、专人举牌迎接来宾，引领至接待区集中，同时段来宾集合完毕，引领上车。至酒店，引导到接待台签到。

22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接，做好参会签到，人员到位后发放房卡、资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示（注意事项提醒、用餐及活动提醒）。

23、VIP接待：专人专车全程陪同，专车送达酒店，引至贵宾区休息，代办手续，送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同，指引坐在前排。

24、选好合影位置。

25、回程票务协调。

26、送宾流程：在酒店大堂定时定班， 专人领队，专人跟车。

27、会议会务结束后，回收自带物品、整理会议纪要，发布会议成果，总结会议组织经验教训。

以上流程是一个标准的大型会务会议流程，实际运用中，可根据会务会议的大小进行调整。结语，不管做哪种类型的活动，都必须要有一个详细活动方案与流程，根据方案进行执行细分，细分越清晰，活动执行更成功。