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大型会议会务工作的四个要点

编辑:长沙国防教育训练基地时间:2019-12-12

不知道大家有没有参加过大型的会议会务,如果参加过的朋友肯定知道在这其中会有一套标准的流程,但是今天我们长沙国防教育训练基地就要为大家揭秘这套流程,一起来看看吧。

大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大,极为繁杂。如何做好大型会议会务工作,长沙国防教育训练基地从以下四个方面谈一些粗浅的思考:


提前谋划,精心制定会议方案

科学合理周详的工作方案,是做好会务工作的前提和基础。制定会议方案应当注意以下几个方面。

一是周密细致、程序规范。会议会务方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,按照有关规定和程序合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,使整体的会议安排周密细致、程序规范,避免出现死角和盲区。

二是加强沟通,统筹协调。一方面,要加强对上的沟通请示工作。大型会议会务规格高、影响大、议题重要。另一方面,要加强横向的沟通衔接工作。大型会议会务的顺利开展,是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果,因此在会议筹备期间,必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作,合理调整工作进度,加强配合,共同推进筹备工作全面有序进行。

三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工,使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工,避免出现推诿扯皮的现象。

把握细节,认真做好会前演练

各种形式的会前演练,对发现和解决会务工作中可能出现的问题,更好地落实会议方案中的各项任务,具有难以替代的重要价值。

一是对会议细节进行逐项演练。大型会议会务工作涉及的工作环节多,容易出现疏漏,因此在会前要对每场会议的每项任务和分工进行逐项推演,对可能出现的情况和问题提早研究解决办法。

二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近,会议会务组织者应深入会场、住地,根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练。

三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子,筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节。


热情周到,搞好会议期间的组织服务

会议会务期间的服务可分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作,才能使场内外各个环节有机衔接。

一是通过加强值班畅通运行机制。

二是通过紧盯细节把握会场节奏。


善始善终,合理安排会后有关工作

一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。

一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。

二是全面作好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会议会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。

三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。


以上就是我们长沙国防教育训练基地从四个方面谈的一些大型会议会务的流程。