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做到这五个方面,助你办好大型会议会务!

编辑:长沙国防教育训练基地时间:2021-04-29

大型会议的会务工作任务重、要求高、难度大,极为繁杂。如何做好大型会议会务工作,跟随湖南军地教育发展有限公司一起来看看!

一、提前谋划,精心制定会议方案

 

会议计划是会议组织安排的总纲。制定会议计划应注意以下几个方面。一是细致细致,程序规范。会议计划要围绕大会总体工作目标和任务,明确会议日程安排和议程之间的内在逻辑关系,合理安排议程,使会议顺利衔接,避免死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间、地点、出席情况、会议任务、议程、工作组设置及文件起草、会议秘书工作、人事组织、宣传报道、后勤服务、安保工作等;二是加强沟通,统筹协调。一方面,要加强上述方面的沟通协商工作。大型会议规格高、影响大、议题重要。中央机关召开的大型会议一般都邀请中央领导同志参加,具有重要的政治意义。为达到会议效果,在筹办筹备会议过程中,必须加强与单位领导和上级领导的沟通协商。另一方面,要加强横向沟通和衔接工作。大型会议的顺利开展,是会务组织部与文件起草、人事组织、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合和配合的结果。因此,在会议筹备过程中,必须加强与上述部门的横向沟通和衔接工作,合理调整工作进度,加强合作,全面有序地开展筹备工作。三是细化分工和逆向安排。要分清任务,逐一确定职责分工,使各部门在会议的每个阶段、每个环节都能明确职责分工,避免推诿扯皮的现象。按倒排程序合理安排所承担的工作任务,进一步细化方案的分工和时间节点,并夯实岗位职责,使各单位按倒排工期认真排查,确保按时完成,实现无缝对接。

 

二、把握细节,认真做好会前演练

 

一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演,对可能出现的情况和问题提早研究解决办法,在此基础上制定详细的分工明细表,使每个人都清楚自己的任务,并了解其他人的任务,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近,会务组织者应深入会场、住地,根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练,按照“提前天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作,即每一个会场提前布置完毕,每一项活动提前天部署到位;会务工作者提前两个小时到达会场,一切准备工作提前两个小时就绪;全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子,筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节,如果大会的重点环节出现瑕疵,整个大会的效果就会大打折扣,甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节,要加强会前演练,做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑,确保万无一失。

 

三、热情周到,搞好会议期间的组织服务

 

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作,才能使场内外各个环节有机衔接。一是加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。在大型会议中,大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部,各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构,通过建立会议值班制度,畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系,便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理,使会议代表得到更加优质高效的服务。二是紧盯细节把握会场节奏。会议期间会务工作者要紧绷着一根弦,紧盯住各种细节。比如,要与音响师、播音员做好对接工作,准备一套会议主持词交给音响师和播音员,以方便其把握议程安排;会议开始前要安排专人到会场清点人数,会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员;会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况,根据实际情况进行调整;维护会场秩序,防止无关人员进入会场,提醒与会人员关闭手机等。

 

四、改进会风,厉行勤俭节约

 

组织筹备大型会议,要严格贯彻落实中央八项规定精神,采取切实有效的措施改进会风。一是简化会场布置、节约会议用品。大会会场的主席台要简化绿植花草布置,报告席、发言席不摆放鲜花,不挂欢迎标语、不设大型显示屏;住地会场不摆放花草绿植、不铺设地毯、不悬挂会标、不制作背景板。要加强会议用品的管理和循环利用,提高会议用品使用率,减少一次性用品,根据需要提供笔、本和纸张,切实降低会议成本。二是简化迎送接待、严控会外活动。不在机场、火车站、住地举行迎送会议代表仪式,不张贴悬挂标语横幅,不铺地毯、不献花;会议代表入住的房间不摆放鲜花。不组织代表到景点参观游玩,不举办联欢晚会。三是加强乘车管理、严格用餐标准。会议代表分散在多个住地确需租用车辆的,严格控制会议租用车辆数量,需乘车出席全体会议的一般集体乘坐大巴。会议一律安排自助餐,本着保质保量、安全卫生、不浪费的原则,不安排高大上菜肴、不上酒水,不安排、不组织宴请活动。

 

五、善始善终,合理安排会后有关工作

 

一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。

 

好啦,本文从以五个方面都详细的解说了一下,不知道对各位有没有帮助呢?想要了解更多的可以访问我们湖南军地教育发展有限公司官网哦~更多资讯等着您~

 

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