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这么做会议会务确保会议万无一失

编辑:长沙国防教育训练基地时间:2019-12-19

前不久,以为公司老总咨询我们长沙国防教育训练基地关于在大型会议会务工作上面如何才能有序的进行,之前因为自己寻找了一个场地举办大型类似活动,但是过程中不断的掉链子,所以这次想找一个专业的会议会务场地能有专业的人员指导,这次我们就揽下来这个活,其中我们如何确保万无一失呢?

1、确定会议内容

只有确定了会议内容,才能进行后续的准备。根据会议内容拟定相应的会议日程及活动安排。

2、选择会议地点

会议地点应优先考虑本单位或者本系统单位所在城市。会议承办方应先期对会议地点进行考察,切实保证住宿、餐饮、会场等满足会议要求。

3、起草会议通知

通知内容包括:会议名称、会议日期、地点、会期、内容、日程、与会人员、报到时间、地点、会议携带材料、联系人姓名、电话、报名回执等。报名回执内容包括:会议代表姓名、职务、到达日期、航班及车次,是否需要接站或预订返程票等。通知下发后,要及时检查通知传送情况,确保通知送达到位。如需邀请上级领导及来宾与会,应提前制发邀请函并送达到位,会前向主管领导反馈来宾参会情况。

4、编制会议预算

根据会议规模,对拟发生的食宿费、文件资料费、奖牌制作费、会场租赁费、摄影摄像费、交通费、活动费等进行预算,预算中应留有余地考虑各种不确定因素。

5、会场的布置

根据参会人数选择适当的会场、分组讨论地点。大中型会议一般要设主席台,会场制作欢迎牌、指示牌,小型会议可视具体情况而定。

以上就是我们长沙国防教育训练基地为大家分享的关于会议会务中我们需要注意的一些要点,希望能够帮助到大家!